Toplantı Sanatı

[ÇaKıR-]

Toplantı Sanatı

Kitabın Adı Toplantı Sanatı
Kitabın Yazarı Richard J. DUNSING
Yayınevi ve Adresi İlgi Yayın Evi İstanbul
Basım Yılı 1989
KİTABIN ÖZETİ

Kitapta, bir toplantıdan nasıl iyi bir verim elde edilebileceği, toplantılarda yapılan yanlışlar ve bunların nasıl düzeltilebileceği bölümler hâlinde anlatılmaktadır.

Birinci bölümde; toplantılarda insanı sıkıntıya sokan, toplantıyı sıkıcı hale getiren unsurlar anlatılmış, çeşitli örnekler verilmiş ve ardından da bunlardan kurtulmak için çözüm yolları gösterilmiştir. Toplantılardaki sıkıcılığı ortadan kaldırmak için, toplantıdaki her bireyin öncelikle, toplantının niçin yapıldığını, toplantının süreci içerisinde neler olduğunu ve toplantıya katılanların bu hususlardan nasıl etkilendiğini bilmesi; toplantının zamanında başlaması ve bitirilmesi gerektiği tavsiye edilmiştir. Ayrıca, enerjinin harcandığı, hedefin belirlenmediği ve karşılıklı atışmaların olduğu bir toplantıdan sonuç elde edilemeyeceği de özellikle vurgulanmıştır.

İkinci bölümde, iyi bir toplantıdan örnekler verilmiş, toplantılarda başarılı olabilmek için, her üyenin kendi stiline göre verimli olması gerektiği, toplantıya katılan herkesin dürüst ve açık olması, başkasını güç duruma düşürmeden doğruyu söylemesi gerektiği, ayrıca her üyenin uyumlu, sıkılmayan ve başkasını küçük düşürmeyen bir yaklaşımda olması hususları üzerinde durulmuştur.

Üçüncü bölümde, bir toplantının nasıl yönetileceği, bu yönetim esnasında karşılaşılan zorluklar ve bunları yenme yolları çeşitli örneklerle anlatılmıştır. İnsanları yönetmenin makineleri yönetmekten daha zor olduğu, yöneticinin insanları ne kadar iyi tanırsa onları o kadar iyi yönetebileceği, dolayısıyla toplantılarda insan duygusunun ön plana çıktığı ve bu duygu boyutunun toplantının verimli olması için çok iyi kontrol edilmesi ve yönetilmesi gerektiği, ayrıca her toplantıda duygu boyutu olsa da açık konuşulması, açık konuşurken de ne istenildiğinin açık olarak belirtilmesi yine bu bölümde vurgulanmıştır.

Dördüncü bölümde, bir toplantının hangi amaç için yapıldığı, bu amaca uygun bir çalışma yapılması için nasıl bir toplantı modelinin oluşturulması gerektiği anlatılmıştır. Bunun için, toplantıya girmeden önce, toplantının amacı, kişisel olarak toplantıdaki hareket tarzımız, toplantının gündemi sırasındaki çalışma esasları, toplantının giriş, gelişme ve sonuç yönleriyle değerlendirilmesi, her toplantı üyesi tarafından verimliliği artırmak adına bilinmesi ve yapılması gerekenler olduğu vurgulanmıştır. Ayrıca, toplantıda çalışmaların yolunda gitmesi için gerekli olan zaman ve yapılacak işler üzerinde de toplantının seyrine göre neler yapılması gerektiği anlatılmıştır.



Beşinci bölümde, toplantıya başkanlık eden kişinin konumu, rolü ve en önemlisi gücünden bahsedilmiştir. Başkanın bir toplantıyı verimli sonuçlar alacak şekilde yönetebilmesi için toplantıya çözümler ile değil sorunlarla başlaması, toplantıya katılan kişilerin ihtiyaçlarını öğrenmesi, alınacak kararlara herkesin katılımını sağlaması ve zamanı çok iyi denetlemesi gerektiği anlatılmıştır. Başkanın, amaçları saptamak zorunda olmadığı, ama belirlenmesine katkı sağlaması gerektiği, karar vermek zorunda olmadığı, ama zamanı gelince karar verilmesini sağlaması gerektiği vurgulanmıştır.

Altıncı bölümde, toplantıların verimsiz olması durumunda ne gibi değişiklikler yapılması veya nasıl önlemler alınması gerektiği üzerinde durulmuştur.

Yedinci bölümde, ticaret ve sanayii kuruluşlarında, sekizinci bölümde, resmi dairelerde, dokuzuncu bölümde, eğitim kuruluşlarında, onuncu bölümde, sağlık kuruluşlarında, on birinci bölümde, sosyal çevrede toplantı nasıl yapılmaktadır, verim alınması nelere bağlıdır, etkin toplantı için hazırlıklar neler olmalıdır, gibi unsurlar üzerinde örneklerle açıklamalar yapılmıştır.

Sonuç olarak, toplantılarda, eski alışkanlıklarımızdan hemen kurtulmamız gerektiği, günün ve gelişen olayların seyrine göre çözüm üretmemizin şart olduğu, ancak yenilikler takip edilip kararlar buna göre alındığında toplantıların verimli olacağı vurgulanmıştır.