Sİstem Analİzİ

[ÇaKıR-]

SİSTEM ANALİZİ

1. Sistem kavramı
2. Genel sistem kuramının temel özellikleri
3. Yönetimde sistem yaklaşımı
4. Örgüt sistemi çevresi
5. Karar verme süreci
6. Karar verme sürecinde uygulanacak yöntemler
7. Sistem analizi metodolojisi
8. Problem tanımı
a. problem tanımlama
b. problemlerin belirlenmesi ve çözülmesi
c. problem tanımlanmasında farklı yaklaşımlar
d. çalışma planının hazırlanması
9. Mevcut örgüt sisteminin incelenmesi
a. sistemle ilgili bilgilerin toplanması
b. yeni sistem tasarımı

1. Sistem Kavramı
Sistem kavramı, işletmecilik dışı dallarda (yoğun olarak biyolojide) gelişmiş olan bir kavramdır.
Genel sistem kuramı çerçevesinde sistemler, alt sistemlerden meydana gelir. Sistemi oluşturan alt elemanların, birbirlerinden bağımsız olarak oluşturdukları çıktı miktarı, beraberce meydana getirdikleri çıktı miktarından azdır ki; bu sonuç sinerji etkisi olarak ifade edilir. Günümüzde yoğun olarak yaşanan şirket birleşmeleri sinerji etkisini yakalamaya yönelik çabalara örnektir.
Diğer yaklaşımlar (özellikle klasikler) sistemleri parçalayarak incelerler. Ancak genel sistem kuramı işletmeyi fonksiyonel ve/veya kuramsal olarak değil, bir sistem ve süreç olarak ele alır.
Sistem yaklaşımının temel prensibi, her örgütün mevcut bir üst sistemini ve her örgütün içinde yer alan alt sistemleri belirlemektir. Örgütü oluşturan unsurların bu kapsamda sistem amaçları doğrultusunda alt optimizasyonunun gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Her işletmenin bir makro bir de mikro çevresi vardır. Bu yaklaşımın altına yatan temel sebep bütünsel yapıyı belirlemektir.

2. Genel Sistem Kuramının Temel Özellikleri
1. Sistem kavramını esas alır ve bu kavram gerçek sistemlerle ilgilenir. Bu nedenle genel sistem kuramı bir "genel nedenler kuramı" olarak kabul edilebilir.
2. Bünyesinde bütün modellere ilişkin daha dar kapsamlı kuralları içerir.
3. Haberleşme ve kontrol gibi, sistem davranışlarının değişik yönleriyle ilgili kuramları birleştirici bir özellik taşır.
4. Geliştirilmesinde matematik biliminin soyut bölümleri oldukça yaygın olarak kullanılır. Ancak bunun yanında bilgi kuramı, sibernetik, karar kuramı ve yöneylem araştırması gibi çok sayıda model yaklaşımda kullanılabilmektedir. Genel sistem kuramı temel olarak bilimsel yöntemi kullanır.
Sistemin üç temel özelliği şu şekilde sırlanabilir.
- sistemin bir amacı olmalıdır
- sistemi oluşturan parçalar anlamlı şekilde birleştirilmelidir
- bilgi, enerji, malzeme vb. girdiler bulunmalıdır
Sistemin unsurları ise şunlardır.
- elemanlar; sistemin değişkenleri
- ilişkiler
- elemanların özelliği
Elemanların özellikleri; sistem değişkenlerin tanınması, gözlemlenmesi ve tanıtılmasında kullanılan kıstaslar olarak tanımlanabilir. İlişkiler ise, sistemin değişkenlerini ve özelliklerini birleştirir. Eğer ilişkiler fonksiyonel bir nedene dayanıyorsa "birincil ilişkiler" söz konusudur. (symbiotik ilişki benzeri zorunlu birliktelikler; pazarlama üretim ilişkisi...)
Eğer ilişkiler fonksiyonel olarak gerekli olmamakla birlikte, sistem içersinde bulunmakla sistem çıktısına katkı sağlıyorlar ise “ikincil ilişkiler” söz konusudur. (sinerjik ilişkiler...)
Artık yada karşıt ilişkiler olarak ortaya çıkan ilişkiler ise "üçüncül ilişkilerdir". Artıklık; sistemin gereksiz değişkenleri kapsamasını, karşıt durum ise sistemdeki değişkenden birinin doğru olması halinde diğerinin yanlış olması durumunu ifade eder.

3. Yönetimde Sistem Yaklaşımı
Günümüzde görüş farklılıkları olmakla birlikte örgütün bir sistem olarak incelenmesi görüşü, birçok kuramcı tarafından kabul edilmektedir. Çağdaş örgüt kuramında örgütler, birer açık sistem olarak ele alınmakta, toplumsal sistemlerle birer açık sistem olan canlı organizmalar arasındaki benzerlikler ele alınarak bir takım sonuçlar çıkarılmaktadır.
Entropi; durağan denge ve negatif entropi; bağışıklık sistemi, çatışmanın yönetimi kavramları kapalı ve açık sistemlerin yaklaşımlarının birer sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Her iki sistemde çevre ile iletişim durumundadır. Toplumsal sistemlerde örgütün kaynakları, gelirleri, problemleri, olanakların ve yaşamanın devamlılığı çevre tarafından yaratılmış ve koşullandırılmıştır. Böylelikle bir bakıma örgütü çevresi yaratmıştır.
Bu çevre koşulları, yoğunlaşan örgüt-toplum ilişkileri ve teknolojik gelişmeler örgütlerde uzmanlaşmaya yol açmış ve uzmanlaşma alanları arttıkça yapıları daha karmaşık örgütler ortaya çıkmıştır. Bu karmaşık yapı örgütün işletilmesinde ve yönetiminde güçlükler doğurmaktadır. Karmaşık örgütlerin ortaya çıkışına paralel olarak bu örgütlerin etkin yönetilmesi için örgüt işlemlerini ve çevre etkilerini bütünleşik olarak planlayacak ve kontrol edecek bir yönetim mekanizmasına da gerek duyulmuştur.
Geleneksel yönetim ve örgüt yaklaşımları sözü edilen bütünleşmeyi sağlayamamaktadır. Buna karşın sistem yaklaşımı, diğer bilim dallarında olduğu gibi yönetim ve örgüt kuramı alanında bütünleşmeyi sağlayabilecek etkili yöntem ve araçlara sahiptir.
Geleneksel örgüt kuramları örgütü finansman, üretim ve pazarlama gibi fonksiyonel parçalara ayırır ve bu ayırıma göre görev ve sorumlulukları dağıtır. Buna karşın sistem yaklaşımında, dar kapsamlı bir fonksiyonel ilişkinin amaçlarının karşılanmasından çok, örgütün tüm amaçlarının karşılanmasına önem verilerek , sistem bir bütün olarak ele alınır. Bu açıdan sistem yaklaşımı, örgüt sistemlerinin analiz ve sentezinde kendine özgü özellikleri olan rasyonel bir düşünce yoludur. Bu şekilde örgütü ilgilendiren tüm iç ve dış çevre etkilerinin incelenmesinde bilimsel yapı oluşturur.

4. Örgüt Sistemi Çevresi
Örgüt sistemi, çevresel etkiler ve kısıtlar altında girdileri, iç çevre unsurları ile amaç doğrultusunda çıktıya dönüştürür. Bu dönüşümde temel kaynaklar; para, insan gücü, makine, bilgi ve malzeme olmaktadır. İç çevre; kaynaklar bünyesindeki sistemler iç çevre unsurlarını ifade ederken, dış çevre; rakipler, devlet, müşteriler, satıcılar, toplum, bankalar, sendikalar, hissedarlar, uluslararası ilişkiler, teknoloji vb bir çok unsurdan oluşur. Yönetim alt sistemi tüm bu kaynaklar sistemini organize eder.

5. Karar Verme Süreci
Karar verme; birçok alternatif arasından birisinin seçim işlemi olarak tanımlanabilir. Karar verme süreci şu üç işlemden oluşur;
- karar verme durumlarının belirlenmesi
- alternatif çözüm yollarının belirlenmesi
- alternatiflerden birinin seçimi
Karar verme ortamını ilgilendiren etkenler ise şunlardır;
- örgütü oluşturan alt sistemlerin amaçları;
Karar verme sürecinde en belirleyici etkendir. Verilen karar alt sistem amaçları ile ilişkilendirilmek zorundadır. Aksi durumda verilen kararın uygulanmasında sorunlarla karşılaşılmaktadır.
- alternatifleri etkileyen kısıtlamalar;
Bunlar hammadde temini, yetenekli işgücü bulunması, yeterli miktarda kaynağın bulunması gibi etkenlerdir.
- karar verme ortamının diğer sistemlerle olan ilişkisi;
Buradaki en önemli belirleyici etken, ekonomik değer sistemidir. Karar verici kararın parasal yönü ile ilgilenir. Başka bir ifadeyle karar sonucu elde edilecek kar ve katlanılacak maliyetler üzerinde durulması gereken en önemli konudur. Bunun yanında toplumsal değer sistemleri de göz önünde bulundurulmak zorundadır.

6. Karar Verme Sürecinde Uygulanacak Yöntemler
Karar verme ortamı ile ilgili işlemler tamamlandıktan sonra son kararın verilebilmesi için bir yaklaşımda bulunulması gerekir. Bu amaçla kullanılan sistem analizi yaklaşımında kullanılan yöntem "bilimsel yöntemdir". Temel bilimlerdeki bilimsel yöntem aşamaları şu şekilde sıralanabilir;
1. Problemin tanımlanması
2. Hipotez önerilmesi
3. Veri ve bilgilerin toplanması ve sınıflandırılması
4. Deneyler yoluyla hipotezin test edilmesi
5. Hipotez hakkında sonuçlara verilmesi
Yukarıdaki 5 aşama ile bilimsel yöntem uygulanarak karar verilebilir. Ancak temel ve toplumsal bilimlerde kullanılan bilimsel yöntem aşamaları, bazı farklılıklar göstermektedir;
- Toplumsal bilimlerde problemin tanımlanması ve saptanmasında sorunlarla karşılaşılmaktadır. Her problemin kendine has özellikleri olması nedeniyle o konu için ne yapılması gerektiğini saptamak kolay olmamaktadır. Diğer bir deyişle bir probleme ilişkin çok sayıda problem belirtisi bulunmasına rağmen bunlar arasından gerçek probleme ulaşmak zor olmaktadır.
- Sosyal bilimlerde, problem belirlenirken temel bilimlerdeki gibi diğer alt sistemlerden kopuk davranılmaz.
- Temel bilimlerde veri toplanırken ölçüm yapılırken, sosyal bilimlerde gözlem ve anket yapılmaktadır. Ancak bu verilerin doğruluk derecesi temel bilimlerdeki veriler kadar yüksek olmayabilir. -
- Temel bilimlerde sonuç aksi ispat edilene kadar doğrudur ama sosyal bilimlerde varılan sonuç bir saat sonra değişebilir.
- Hipotezin geliştirilmesi aşamasında, toplumsal bilimlerde neden-sonuç ilişkileri devamlı değişim halinde olduğundan, bir konuda verilen kararın dünkü ve bugünkü sonuçları aynı olmamaktadır.
- Toplumsal bilimlerde deney yapma olanağını çok azdır veya hiç yoktur. Bu nedenle toplum bilimlerde problemleri laboratuar koşullarına indirme olanağı bulunmamaktadır.
- Toplumsal bilimlerde karar verme sürecinde kullanılan bilgilerin veya verilerin sayısal olarak belirtilebilme güçlüğü bulunmaktadır.
- Toplumsal bilimlerde problemin her zaman tek cevabının yoktur. Örgüt sisteminin karmaşıklığı nedeniyle problemin birden fazla çözümü olabilmektedir.
Temel bilimler ile toplumsal bilimler arasındaki bu farklılıklar bilimsel yöntemin toplumsal bilimler için de uyarlanmasını gerektirmektedir. Bu uyarlanma sonucunda toplumsal bilimlerde uygulanan bilimsel yöntemin aşamaları şunlar olmaktadır;
1. Problemin tanımlanması
2. Problem belirtilerinin esas problemden ayrılması
3. Problemle ilgili esas bilgilerin toplanması
4. Toplanan bilgilerin analiz edilmesi
5. Alternatiflerin geliştirilmesi
6. Bir alternatifin seçilmesi
7. Verilen kararın uygulanması ve takip edilmesi
Problem tanımı yapıldıktan sonra, problemin tanımını sağlayan belirtiler ile, esas problemin ayırt edilmesine çalışılır. Buradaki temel kural, problem olarak kabul edilen konuların çözümlerinin sistemi hangi yönde etkileyeceğine bakılmasıdır. Böylece çözümü ile bizi amaca götürecek olan problem, esas problem olarak kabul edilir.
Veriler toplandıktan sonra analiz edilir. Analiz sırasında yöneylem araştırması ve diğer analitik tekniklerden yararlanılabilir. Daha sonra alternatifler geliştirilir ve geliştirilen alternatiflerle karar vericinin deneyim ve yargıları bağdaştırılır. Alternatiflerin sonuçları her alternatifin net yararını belirleyerek elde edilir. Bu sonuçlar karşılaştırılarak en iyi değeri veren alternatif probleme çözüm getiren karar olarak kabul edilir. Seçilen alternatif uygulanır ve öngörülen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını saptamak amacıyla konuya sistem yaklaşımı tarafından bakıldığında, bu son aşama sistemin geri besleme denetim döngüsünü oluşturur.

7. Sistem Analizi Metodolojisi
Yukarıdaki çerçevede bir örgüt sistemi, sistem yaklaşımı ile incelenirken şu metodoloji kullanılır.
1. Problemin tanımı
2. Mevcut örgüt sisteminin incelenmesi
a. örgütün makro çevresinin tanımı
b. örgüt sistemi elemanlarının tanımı
c. alt sistemlerin tanımı
3. Mevcut örgüt sistemlerinin değerlemesi
4. Yeni örgüt sisteminin ihtiyaçlarının belirlenmesi
5. Alternatif alt sistem modellerinin geliştirilmesi
6. Alt sistem modellerinin deneyi
7. En uygun alt sistemlerin seçimi
8. Alt sistemlerin örgüt sistemi modellerinde bütünleştirilmesi
9. Örgüt sistem modelinin deneyi
10. Modelin düzeltilmesi
11. Yeni örgüt sistemi elemanlarının ve sistem mantığının yazılı hale getirilmesi
12. Uygulama ve değerleme

8. Problem Tanımı

a. Problem tanımlama
Problem çözme, esas olarak bir soruya cevap arama sürecidir. Problem tanımında şu unsurlar öne çıkar;
- çözülmesi veya üzerinde durulması için önerilen sorun
- şüphe veya belirsizliğin hissedildiği bilinmeyen bir durum
- hala bilinen ile bilinmesi istenen arasındaki fark
- beklenen sonuçlarla (amaçlarla) gerçekleşen sonuçlar arasındaki fark
Problem, birçok durumda işler kötüye gitmeye başladığında fark edilir. Ayrıca problem olarak görülen konu veya soru esas problemin belirtisi olabilir.
İşletmelerde problemlere ilişkin veriler iç ve dış çevre kaynaklarından gelebilir.
- iç çevre kaynakları; bilgi sistemlerin, mali raporlar, formel ve informel örgüt yapıları vb.
-dış çevre kaynakları; danışmanlar, kredi kurumları, müşteriler vb.
Günümüzde yöneticiler zamanlarının büyük bir kısmını problem çözmeye ayırsa da, genellikle işler çıkmaza girdikten yada kriz başladıktan sonra problemlerin farkına varırlar. Halbuki yönetici geleceğe yönelerek problemleri zamanında algılayarak, ne gibi durumlarda aksaklıklarla karşılaşacağını tahmin etmek zorundadır.
Problemler genellikle belirtiler şeklinde ortaya çıkarlar. Bu belirtiler şunlar olabilir;
- mevcut amaçlara ulaşmada yeteri kadar başarılı olunmaması
- yakın gelecekte mevcut başarılara ulaşılamayacağının gözlemlenmesi
- mevcut amaçların gittikçe değişiklik göstermesi
- mevcut işletme yöntemlerinin yeni amaçlara ulaşmada yetersiz kalacağının anlaşılması
Burada problem belirtileri ile gerçek problemi birbirinden ayırmak büyük önem taşımaktadır. Bu amaçla sistemin işleyişi ile ilgili ayrıntılı bir incelemeye ihtiyaç vardır. Problem belirtileri ve problemle sistem analistine yönetim tarafından verilir veya analist kendi gözlemleri ile bunları belirler ve yönetime onaylatır.

b. Problemlerin belirlenmesi ve çözülmesi
İşletmelerde problemler dört aşamadan oluşan problemler demeti halinde görülürler;
1. Çözümü gereken temel problemi ayırt etmek üzere yerine getirilmesi gereken "araştırma problemi", ana probleme yönelik sorulara cevap aramak suretiyle temel problemi ayırt edilmesini gerektirir.
2. Problemlerin, gözlenen birçok belirtisi arasından "temel problemin teşhisi problemi"
3. "Temel problemin çözümü problemi", birçok alternatif getirilmesini ve bunların arasından en iyi olanın seçilmesini gerektirir.
4. İlk üç gruptaki problemlere ilişkin "ikincil problemler"
İşletmelerde ortaya çıkan oluşan problemlerin tanımlanmasında ve incelenmesinde yapılacak işler şunlardır:
- yöneticilerle görüşmek ve problem alanlarını ayırt etmeye çalışmak
- yazılı yöntem ve yönetmelikleri okuyarak yöntemsel problemleri ayırt etmek
- mevcut sistemi gözlemek
- personelle mülakat yapmak ve örgütsel problemleri ayırt etmek
- ilgili veri ve bilgi toplamak
- bulguları değerlendirmek
- problem tanımı konusunda bir fikir oluşturmak
- bulguları yönetimle tekrar tartışmak

c. Problem tanımlanmasında farklı yaklaşımlar
Yukarıda özetlenen çalışmalar yapıldıktan sonra problem tanımı için gerekli ön hazırlık yapılmış olmaktadır. Bu çerçevede problem tanımı yaparken uygulanabilecek yaklaşımlar dört grup altında toplanabilir.
1. Karmaşık ve büyük problemleri tanımlayan genel ifadeleri ele alarak problemi tanımlamak.
Örneğin; "problem her ne kadar üretim programlaması ve dağıtım sistemi ilişkili ise de esas olarak bir pazarlama problemidir. Her şeye rağmen satışlar aylık olarak oldukça değişik düzeylerde devam etmektedir..." Bu tür ifadeler ele alınarak, cümlelerin anlamlarına, özellikle de ulaşılmak istenen amaçlara ilişkin sorular sorulabilir. "Amaç dengeli bir üretim sağlamak ise de satışlardaki dalgalanmaları azaltmak için ne yapılmalıdır?" Üretim ve pazarlamaya ilişkin sorular sorularak problem tanımlanmalıdır...
2. Problemi formüle etmek için problemin genel ve geniş ifadesinden işe başlamak ve sonra problemi daha dar bir ifade halinde yeniden formüle etmek ve bunu tekrar geniş bir problem haline getirmek ve bu şekilde nihai probleme ulaşmak.
Örneğin, bir firmanın ürün çeşitlendirmesine gitmek isteyen bir firmanın problemi "hangi ürün?"dür. Firma kaynakları ve piyasa olanakları üzerinde yapılan analizler sonucunda problem şu şekilde ortaya çıkmaktadır; "gıda piyasasında nasıl girebiliriz". Bu ifade problem tanımı olarak çok geniş olmaktadır. Çünkü gıda endüstrisinde yüzlerce çeşit mal üretilmektedir. O halde problemi yeniden tanımlamak gerekir. "Bisküvi piyasasına nasıl girebiliriz?" Bu ifadede genişletilebilecek kadar dar bir nitelik taşımaktadır. Bu nedenle "Kaç tür bisküvi üreteceğiz" veya "hangi tür müşteri grubuna hitap edeceğiz” şeklinde sorular sorulabilir. Bu döngüyü takip ederek problem tanımı yapılabilir.
3. Problem tanımına bir problem belirtisi ele alınarak başlanır. Çok dar kapsamlı ve belirli bir problem tanımlanır. Bu problem adım adım genişletilir ve problemin bütün ayrıntıları bu genişletme sürecinde ele alınır.
Örneğin, belli bir malın üretiminden sorumlu bir müdür bu malın üretim maliyetlerinin devamlı olarak standart maliyetlerden fazla olduğunu görmüştür. Problemi biraz daha genişleterek problemin üretim denetiminden kaynaklandığını anlar. Problem daha da genişletildiğinde kalite kontrol personeli ve işçilerin yeterli derecede kalifiye olmadıkları ortaya çıkar. Problem bir adım daha ileri gittiğinde işe alma ve eğitim yöntemlerinin yetersiz olduğu ortaya çıkar.
4. Problemin tanımına, problemin belirtilerinden çok ulaşılmak istenen amaçlarla başlanır. Amaçlar mümkün olduğunca açık ve sayısal olarak ifade edilebilecek şekilde tanımlanır. Daha sonra problem tanımı bu amaçlara ulaşılması için gerekli konuların tanıma ilave edilmesi ile devam eder. Bu yaklaşımda problemin elemanları, mevcut durum, kısıtlayıcı faktörler ve çözüm alternatifleri problemle ilgili etmenler incelenirken tespit edilir. Bu çerçeve ele alınan amaçlar uzun vadeli planlarda yer alan hedeflerle ilişkilendirilir.
Bu yaklaşıma göre konu, kapsam ve amaç kavramlarının tanımlanması gerekir. Konu tanımı, konunun tanımlanmasında problemin ana gayesi ve ana temasının ortaya konulmasını ifade eder. Kapsam tanımı ise, çalışılacak olanın veya işin sınırlarının belirlenmesidir. Sınırlar; zaman mali kaynaklar ve örgütsel yetersizlikler olabilir. Eğer konu yeterince bütünlük sağlayacak şekilde tanımlanmamışsa çalışmanın kapsamı genişleyecek konu kısmında belirtilen problem konusu üzerinde yoğunlaşma imkanı ortadan kalkacaktır.
Amaçların tanımında, problemin çözümü ile gerçekleştirmeyi düşündüğümüz amaçlar belirlenir. Amaçlar çok genel veya çok sınırlı olmamalıdır. Problemin çözümünde temel amaçlar açık bir şekilde tam olarak belirlenmelidir. Problemin geniş veya dar kapsamlı olması sistem karmaşıklığına bağlıdır. Sistem karmaşıklığı ise elemanların sayısına, türüne ve ayrıca elemanlar arasındaki ilişkilerin düzeyine bağlıdır. Bizim konumuzu oluşturan sistemler genellikle karmaşık sistemlerdir. Bu çerçevede sistemin karmaşıklık düzeyi sistemin etkinliğinin artırılmasında uygulanacak stratejileri etkileyecektir. Bu amaçla problem tanımlaması aşamasında kapsamı belirlerken bazı basitleştirilmeler yapılmalıdır. Bir başka ifadeyle ele alınan problem gerçek sistemin bir soyutlaması niteliğindedir. İdeal olarak düşünüldüğünde soyutlama yapılmamalıdır. Fakat karmaşıklık düzeyinin çok yüksek olması genelde araştırmacıları soyutlama yapmak zorunda bırakmaktadır. Ancak soyutlama yaparken dikkat edilmesi gereken nokta gerçek sistemin kritik özelliklerini göz ardı etmemektir. Bir başka ifadeyle kritik özellikleri ihmal etmeden bazı ikincil ve dolaylı ilişkiler ve elemanlar problem tanımına uymayabilir veya kapsamına alınmayabilir. Bu amaçla problemde basitleştirme yapılırken dikkat edilmesi gereken konular şunlardır;
- uygun sistem düzeyinin belirlenmesi;
Ele alınan problemin ortaya çıktığı sistem çalışmanın düzeyini belirler. Problem çözümü sonucu elde edilen yeni sistem konusunda karar verecek yöneticilerin yönettiği sistem (yetki alanına giren sistem) çalışmada ele alınacak sistem düzeyidir. Bunun üzerindeki bütün sistemler “çevre sistemler” olarak düşünülebilir. Sistem düzeyi ile ilgili sınırlama problemin basitleştirilmesinde yararlı olacaktır.
- sistemin kritik elemanları;
Sistem düzeyi ve problemin ortaya çıktığı sistem belirlendikten sonra bu sistem içindeki bütün alt sistemler problemin çözümü ile olan ilgili belirlenmelidir. Bu durumda problemle hiç ilgisi olmayan alt sistemler sabit olarak düşünülebilir ve kritik elemanlara dahil edilmeyebilir.
- planlama dönemi;
Planlama dönemi çözümün geliştirildiği ve geçerli olacağı zaman dilimidir. Planlama döneminin uzaması sistem karmaşıklığını artırır. Bunun sebebi uzun dönemde sistem daha fazla değişikliğin ortaya çıkacak olmasıdır.
- problemin önemi;
"Sistemin bütünü için problemin çözümü ne gibi yararlar sağlayacaktır..." "eğer bu problem çözülmeden bırakılırsa sistem üzerindeki etkileri ne yönde olabilir..." gibi sorulara cevaplar bularak problemin önemi belirlenmelidir. Dolayısıyla önemsiz problem için daha fazla zaman ve kaynak harcanmamalıdır.

d. Çalışma planının hazırlanması
Gerçek problemin tanımı yapıldıktan, yani konu, kapsam ve amaçlar belirledikten sonra, çalışmanın nasıl yürütüleceği ve hangi analizlere gerek duyulduğu gibi konuları gösteren bir çalışma planı hazırlanmalıdır. Bu şekilde bilgi formları, notlar istatistikler ve diğer bilgiler toplu olarak değerlendirilecektir. İstenilen bir biçimde çalışma planı hazırlanabilir. Çalışma planında yapılacak işler bölümlere ayrılır. Bu bölümlerin neler olacağı konu kapsam ve amaçlarından çıkarılabilir.
Sistem analizi çalışmasının planını hazırlarken göz önünde bulundurulması gereken alanlar şunlardır.
- örgüt yapısı (formel, informel)
- ürünler; ürün ve hizmetler
- pazarlama süreci;
Firmanın pazarlama hedefleri belirlenmelidir. Böylece sistemin tüketici ihtiyaçları karşılamada ne kadar etkin olduğu ortaya çıkacaktır.
- iletişim süreci ve kanalları
- yerleşim biçimi ve alanı
- personel yapısı
- fiziksel tesisler
- üretim yöntemleri
- politikalar ve kayıtlar
Bir çalışma planı bilgi toplama aşamalarına göre sıralanabilir. Bu durumda çalışmaların yapılış zamanlarına göre kronolojik bir plan elde edilecektir. Bu arada çalışmanın düzeyini belirlemek amacıyla kullanılacak ölçütler şunlardır;
1. Firma düzeyi (en üst düzey ve en kapsamlı çalışma...)
2. Bölümler (departmanlar)
3. Alt bölümler
4. Fonksiyonel alanlar
5. Belirli (spesifik) problemler

9. Mevcut Örgüt Sisteminin İncelenmesi

a. Sistemle ilgili bilgilerin toplanması
Sistem mikro-makro çevresinin, bir başka ifadeyle bu çevreleri oluşturan elemanlar ve elemanların ilişkilerini tam olarak anlayabilmek için genelden başlayarak özel problem alanına doğru bilgi toplama faaliyeti yürütülmelidir. Bilgilerin nerelerde ve nasıl alınacağını büyük ölçüde ele alınan problem belirlemektedir. Ancak bilgi toplama konusunda izlenecek yöntemler genel olarak şunlardır;
1. Kütüphane çalışması;
Bu konuda yazılmış kitap, makale, resmi belge ve işletme raporları gibi kaynakların araştırılabilir.
2. Görüşme ve mülakat;
Bu konuda bilgi almak için en güçlü kaynak sistemin yöneticisi ve çalışanlarıdır. Bu tür görüşmelerin üç temel yararı vardır;
- problem alanı ile ilgili genel bilgiler sağlanabilir.
- problemle ilgili gerçekleri ve en iyi tahminleri öğrenilebilir
- grupların/bireylerin duygularını ve görüşlerini hesaba katar, bakış açılarını ve baskı unsurlarını öğrenilebilir
3. Örnekleme yoluyla veri toplama;
Çok sayıda karmaşık özelliklere sahip problem tanımlarında, bazı değişkenlerin durumu hakkında bilgi elde etmek için örnekleme yapılabilir. Bu yöntem çeşitli istatistiksel çalışmalar gerektirebilir.
4. Gözlem;
Bir sistemin nasıl işlediğini, çalışma koşullarını, çalışanların düzeyini görebilmenin en iyi yolu gözlemdir. Sadece yazılı dokümanların incelenmesi sınırlayıcı olabilir. Bu eksikliği ortadan kaldırmak için gözlem yapılmalıdır.
5. Tahmin;
Sistem analizi çalışmasında sistemin etkinliğini belli bir dönem için artırmanın yollarını aradığımızdan dolayı tahminler gerekebilir. Sistemin bugünkü durumu gelecekte aynı kalmayabilir. Bu nedenle geleceğe yönelik tahminler önemlidir.
6. Model kullanma;
Karmaşık problem durumlarının incelenmesinde model önemli olmaktadır. Gerçek problem durumlarının soyutlanması olan modeller; örgüt şemaları, akış şemaları, matematiksel modeller, benzetişim modelleri vb olabilir.
7. Geliştirilen model seçeneklerinin test edilmesi yoluyla bilgi toplama;
Tasarlanan sistemi gerçek uygulama koşullarında test ederek beklenen performans ile gerçekleşen performans karşılaştırılır. Bu şekilde sistemin başarısı ile ilgili bilgiler elde edilir. (Kontrollü deney, alan araştırmaları...)

b. Yeni sistem tasarımı
Yeni sistem tasarımı, tanımı yapılan problemin çözümünde kullanılabilecek seçeneklerin belirlenebilmesi işlemidir. Bu konuda kullanılan çözüm, alternatif ve sistem tasarımı kavramları şöyle tanımlanabilir;
-Çözüm; tanımlanan sistem probleminin çözümünde kullanılan yol ve yöntem
-Alternatifler; belli bir sistem probleminin çözümünde kullanılabilecek farklı eylem biçimleri veya yaklaşımlar
-Sistem tasarımı; sistemin genel amaçlarını karşılayacak şekilde çeşitli sistem elemanlarının bir araya getirilmesi, bir bütün olarak planlanması ve düzenlenmesi
Bu çerçevede çeşitli sistem tasarımları alternatifler olarak geliştirilir ve bu alternatifler denendikten sonra tanımlanan problemin çözümlenmesi için en uygun alternatif çözüm olarak belirlenir.
Burada açıklanan probleme bir çözüm bulma süreci ise problem çözme olarak isimlendirilir. Buna karşın karar verme problem için en uygun çözümün bulunmasıdır.
Sistem analizi uygulamalarında sistem analisti esas olarak problemi çözen kişi, sistemin yönetim kademesi ise bir karar verici durumdadır. Ancak bu sistem analistinin karar verme süreci ile ilgili olmadığı anlamına gelmez. Çünkü analist problem için alternatifler hazırlar ve bir takım ölçütlere göre en iyi çözümün hangisi olduğunu belirler. Yönetim kademesi analistin vardığı sonuçlar ışığında nihai kararı verir.
Sistem tasarımı için problem tanımı, sistemle ilgili genel bilgi (makro - mikro çevre) sistem elemanları arasındaki ilişkiler ve varolan sistemin anlaşılması aşamalarının tamamlanmış olması gerekir. Sistem tasarımı analistin yaratıcılığına dayanan bir çalışmadır. Ve esas olarak faaliyetlerin yani işlemlerin eşgüdümü, iş ve çalışma yöntemleri ve birtakım araçlardan yararlanma gibi konularla ilgilidir. Bir başka ifadeyle alternatiflerden birini ele aldığımızda şu sorulara cevaplar aranır;
- Hangi elemanlar sistemi meydana getirecek?
- Bu elemanlar arasındaki ilişkiler nasıl olacak?
- İşlemlerin koordinasyonu "eşgüdümü" nasıl sağlanacak?
- Hangi çalışma yöntemleri ve işlemleri kullanılacak?
- Hangi araçlardan nasıl yararlanılacak?
Sistem tasarımı yapılırken izlenecek dört farklı yol vardır;
- varolan sistemin tasarımı;
Bu tür tasarımlar mevcut sistemin elemanları ve yapısı korunarak küçük uyarlamalarla sistem daha etkin bir hale getirilmeye çalışılır. Varolan sistemin küçük uyarlamalarla etkinleştirilmesi yoluyla hem bir çözüm alternatifi elde edilir hem de diğer alternatiflerin değerlendirilmesinde bir ölçüt bulunmuş olur.
- varolan sistemin uyarlanması:
Bu tür tasarımda varolan sistemin yapısında önemli değişiklikler yapılır. Bu değişiklikler yapılırken sistemin olumsuz yönlerini ortadan kaldıracak veya minimize edecek sistem bölümleri değiştirilir. Ancak sistemin genel çerçevesi korunur ve niteliği değiştirmeyecek uyarlamalar yapılır. Karmaşık sistemlerde bunu yapmak oldukça zordur. Burada anlatılmak istenen temel yapının korunması ve evrim şeklindeki değişikliklerle sistemin etkin bir hale getirilmesi çalışmasıdır.
- hazır tasarımları kullanmak;
Bilgi sistemlerinin çoğu hazır tasarım kullanır. Sistem tasarımına farklı bir yaklaşım sistem dışından bir takım çözüm alternatifleri getirmektir. Burada da zaman ve emekten tasarruf etmek amacıyla hazır tasarımlara başvurulur. (hazır paket programlar vb.)
- yeni bir tasarım;
Bu alternatifte daha öncekilere göre tamamen farklı yeni bir sistem tasarlanmaktadır. Yeni bir tasarım önceki üç alternatife oranla çok daha fazla yaratıcılık gerektirmektedir. Yeni bir tasarım eskiye göre nitelik farkı göstermekte ve devrimsel bir değişim yapmaktadır.
Yeni bir tasarımda ilk akla gelen yaklaşım;
► ideal bir sistem tasarımı yapmaktır. Bu amaçla;
- Önce hiçbir kısıtlama dikkate almaksızın tasarıma başlanır. Bu şekilde geniş bir bakış açısı sağlanmış olur.
- Bu bakış açısıyla sistemin çerçevesi çizilerek alternatif tasarımlar yapılır.
- Daha sonra kısıtlayıcıların sistemin etkinliği üzerindeki olumsuz etkileri ve bunların maliyeti belirlenir
► benzer durumlarda yapılan tasarımları inceleyerek ve bunlardan yararlanarak sistem tasarımı yapılabilir.
Morfolojik yaklaşım ise yeni bir tasarım yapılırken şekille yapılan incelemedir. Bu yaklaşımda sistemi meydana getirecek bütün elemanlar belirlenir. Bu elemanların farklı bileşimlerinden ortaya çıkacak yapılar incelenir.

- Alternatif çözüm ihtiyacı;
Yukarıda açıklanan yollardan biri bir başka ifadeyle bizim problem tanımımız için çözüm olabilecek alternatiflerin geliştirilmesine uygun olan yol seçilir ve tadarılar yapılır. Genellikle sistem problemlerin çözümünde belirsizliğin söz konusu olması nedeniyle iyi bir çözümü seçme şansını artırabilme için alternatifler geliştirip bunlar arsından seçim uygun olmalıdır. Ancak burada ne kadar alternatif geliştirileceği problem çözme felsefesine bağlı olabilir.
Bu alternatifler;
1. Maksimize ya da minimize etmek: bu yaklaşımda diğer alt sistemlere bakmaksızın tasarlanacak sistemden maksimum yarar ve minimum zarar “maliyet” elde edilmeye çalışılır. Alternatifler arasından en iyisi seçilir ve genellikle daha iyi çözüm yoktur. Yöneylem araştırması ve diğer analitik modellerde bu yaklaşım söz konusudur.
2. Optimize etmek: sistemin bütünü ve problemin ortaya çıktığı sistem için en uygun çözüm aranır. Bu yaklaşımda alternatifler söz konusu maliyetler ile beklenen yararlar birbirine eşit oluncaya kadar incelenir. Diğer bir deyişle yeni bir alternatifin getireceği ek yarar ile bunun için katlanılacak ek maliyet karşılaştırılır. Sadece incelemeye değer alternatifler incelenir.
3. Gereksinimi karşılayan tasarım: bu yaklaşımda yönetimin istediği performans düzeyini karşılayan çözüm seçilmeye çalışılır. Bir başka ifadeyle bütün kısıtları karşılayan alternatif çözüm olarak seçilir.

Yukarıdaki yaklaşımlardan birisi kullanılır ve bir tasarım yapılarak;
1. Elimizde bulunan tüm veriler incelenir.
2. Yaratıcı bir çalışma yapılır.
3. Çeşitli girdi-çıktı, işlem ve kaynaklar birleştirilmeye çalışılır.
4. Öncelikle belli başlı alternatifler geliştirilir.
5. Alternatifler incelenir.
6. Alternatifler bir sıraya konur. Bu değerlendirme yapılırken kullanılan ölçütler;
a. zaman: işlem zamanı, gecikme zamanı, ekonomik ömür vb.
b. maliyet: birim veya yıllık maliyetler, başabaş analizi vb.
c. kalite: daha iyi üretim, daha az hata, 0 israf
d. kapasite: ortalama veya en dolu zamandaki kapasite kullanımı
e. verimlilik: çıktı / girdi > 1 olması
f. doğruluk: daha az hata
g. güvenilirlik: daha az arıza
h. esneklik: bir çok duruma uygunluk
i. kabul edilebilirlik: çalışanların sistemi benimsemesi
7. Alt sistemlerin geliştirilmesi
8. Alt sistemin örgüt sistemi modeliyle bütünleştirilmesi ile geliştirilen sistemin sistem bütünüyle ilişkisi kurulur.